Kalkulator wpłat na PFRON
aktualny w 2026 roku

Oblicz miesięczną składkę na PFRON. Sprawdź, ile etatów dzieli Cię od wskaźnika 6% i ile naprawdę wynosi Twoja obowiązkowa wpłata. Skorzystaj z dodatkowej funkcjonalności i przekonaj się, jak legalnie obniżyć wpłatę PFRON nawet do zera.

Bezpłatne narzędzie
100% zgodny z przepisami
Uwzględnia przeciętne wynagrodzenie
Zgodny z deklaracją DEK

Kalkulator wpłaty na PFRON

Stan zatrudnienia ogółem (w etatach)poz. E0

Zatrudnienie osób niepełnosprawnych (w etatach)

Bez ustalonego stopniapoz. E7
Stopień lekkipoz. E6
Stopień umiarkowanypoz. E5
Stopień umiarkowany ze schorzeniem szczególnympoz. E4
Stopień znacznypoz. E3
Stopień znaczny ze schorzeniem szczególnympoz. E2

Wpisz ulgi, które już posiadasz — kalkulator wyliczy obniżoną wpłatę.

Certyfikat dostępności — obniżenie o 5%D0
Ulga za zakupy — kwota wyszczególniona przez sprzedawcę na druku INF-U (w zł)U1–U3
Wpłata miesięczna
—
Rocznie zapłacisz
—

Kalkulator optymalizacji wpłaty na PFRON

Poniżej widzisz, ile osób i etatów wystarczy, aby zejść do zera (lub blisko zera) — w trzech wariantach zatrudnienia oraz przez zakup usług.

Zatrudnij osoby z dowolnym stopniem niepełnosprawności (lekkim, umiarkowanym lub znacznym)

Łącznie osób—
Łącznie etatów—
Wpłata po zatrudnieniu / mies.—
Oszczędność roczna—

Zatrudnij osoby ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym

Łącznie osób—
Łącznie etatów—
Wpłata po zatrudnieniu / mies.—
Oszczędność roczna—

Zatrudnij osoby ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym

Łącznie osób—
Łącznie etatów—
Wpłata po zatrudnieniu / mies.—
Oszczędność roczna—

Kup usługi lub produkty z ulgą (INF-U)

Maksymalna ulga za zakupy / mies.—
Wpłata po zakupach / mies.—
Oszczędność roczna—
Oceń kalkulator ★★★★★ —

Masz pomysł, jak ulepszyć to narzędzie? Napisz do nas — czytamy każdą sugestię.

Znasz wysokość wpłaty,
wiesz, o ile możesz ją obniżyć.

Zleć nam wdrożenie obniżenia w Twojej firmie

Kalkulator pokazuje koszt i możliwą oszczędność. My zajmiemy się resztą. Przeprowadzimy audyt, przeanalizujemy zatrudnienie i możliwości w Twojej firmie.

Wdrożymy rozwiązania, które obniżą wpłatę praktycznie do zera. Od A do Z.

Bądź z nami na bieżąco

Jesteśmy aktywni na social mediach. Obserwuj, pytaj, komentuj

Zaakceptuj klauzulę RODO*

Czym jest kalkulator wpłat na PFRON?

Kalkulator wpłat na PFRON to narzędzie online dla pracodawców. Realizuje dwie funkcje naraz. W pierwszym kroku oblicza obowiązkową miesięczną wpłatę na PFRON. Następnie symuluje, jak tę wpłatę obniżyć.

Wynik powstaje według wzoru z deklaracji DEK-I-0 — comiesięcznej deklaracji wpłat na PFRON. Wynik obliczany jest w czasie rzeczywistym, bez logowania i bez opłat.

Kalkulator planuje i szacuje. Nie zastępuje oficjalnej deklaracji ani doradcy. To narzędzie do decyzji operacyjnych, strategicznych i zarządczych, nie urzędowy dokument.

Dla kogo jest kalkulator wpłat na PFRON?

Obowiązek wpłat dotyczy jednej grupy. To pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty. Poniżej tego progu wpłata nie powstaje.

Z kalkulatora skorzystasz, jeśli należysz do jednej z poniższych grup:

  • Pracodawca z obowiązkiem PFRON. Sprawdzisz miesięczną wpłatę i jej koszt w skali roku.
  • Dział HR i kadry-płace. Policzysz pozycje do deklaracji DEK-I-0 bez ręcznych przeliczeń.
  • Biuro rachunkowe. Obsłużysz wielu klientów z obowiązkiem PFRON w jednym miejscu.
  • Firma planująca wzrost zatrudnienia. Zobaczysz, od kiedy pojawi się wpłata po przekroczeniu 25 etatów.
  • Doradca lub agencja zatrudnienia osób z niepełnosprawnością. Pokażesz pracodawcy korzyść w konkretnych złotówkach.
  • Manager zarządzający. Sprawdzisz i zasymulujesz oszczędności dla firmy.

Narzędzie przyda się też instytucjom, które szukają optymalizacji kosztów PFRON. HR planujący strukturę zatrudnienia sprawdzi, ilu pracowników z orzeczeniem wyzeruje wpłatę.

Jak obliczyć wpłatę na PFRON krok po kroku?

Obliczenie zajmuje chwilę. Wynik pojawia się sam, bez klikania przycisku „Oblicz”. Wystarczy, że uzupełnisz odpowiednie pola.

  • Wpisz stan zatrudnienia ogółem. Podaj liczbę etatów, nie liczbę osób. To przeciętne zatrudnienie w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.
  • Rozpisz pracowników z orzeczeniem na stopnie. Każdą osobę przypisz do właściwego stopnia niepełnosprawności i ewentualnego schorzenia szczególnego.
  • Dodaj ulgi, jeśli je masz. Wpisz kwotę ulgi za zakupy z informacji INF-U albo zaznacz certyfikat dostępności.
  • Odczytaj wynik. Kalkulator pokaże wpłatę miesięczną i roczną. Zmienia ją przy każdej korekcie pól.

Narzędzie przyda się też instytucjom, które szukają optymalizacji kosztów PFRON. HR planujący strukturę zatrudnienia sprawdzi, ilu pracowników z orzeczeniem wyzeruje wpłatę.

Jakie dane musisz przygotować?

Pola w kalkulatorze odpowiadają pozycjom deklaracji DEK-I-0. Każde z nich opisuje inną grupę pracowników.

Pole

Co wpisać

Skąd to wziąć

Stan zatrudnienia ogółem

Wszystkie etaty w firmie (przeciętne, w przeliczeniu na pełny wymiar)

Ewidencja kadrowa, lista płac

Bez ustalonego stopnia

Etaty osób z orzeczeniem, ale bez przyznanego stopnia

Orzeczenia pracowników

Stopień lekki

Etaty osób z lekkim stopniem niepełnosprawności

Orzeczenia pracowników

Stopień umiarkowany

Etaty osób ze stopniem umiarkowanym

Orzeczenia pracowników

Umiarkowany + schorzenie szczególne

Etaty osób z umiarkowanym stopniem i schorzeniem szczególnym

Orzeczenie z symbolem schorzenia

Stopień znaczny

Etaty osób ze stopniem znacznym

Orzeczenia pracowników

Znaczny + schorzenie szczególne

Etaty osób ze znacznym stopniem i schorzeniem szczególnym

Orzeczenie z symbolem schorzenia

Ulga za zakupy (INF-U)

Kwota ulgi w złotych

Informacja INF-U od sprzedawcy

Certyfikat dostępności

Tak / nie

Posiadany certyfikat

Jedna zasada porządkuje całość. Każdego pracownika wpisz tylko do jednego pola. Pola są rozłączne — odpowiadają osobnym pozycjom deklaracji.

Wybór okresu i aktualne przeciętne wynagrodzenie

Kwota wpłaty zależy od przeciętnego wynagrodzenia. To wartość, którą Główny Urząd Statystyczny publikuje co kwartał. PFRON stosuje ją do wyliczeń. Kalkulator ładuje domyślnie najnowszy dostępny okres.

Możesz przełączyć się na starszy w selektorze — narzędzie pamięta historyczne wartości. Starsze okresy pomogą Ci przeliczyć wpłatę za miniony miesiąc.

Dlaczego kwota zmienia się co kwartał? Bo rośnie przeciętne wynagrodzenie. Im wyższe, tym drożej kosztuje każdy brakujący etat.

Co dokładnie liczy kalkulator wpłat na PFRON?

Po przeliczeniu kalkulator pokazuje cztery rzeczy:

Wynik

Co oznacza

Wpłata miesięczna

Kwota do zapłaty do 20 dnia miesiąca

Wpłata roczna

Miesięczna pomnożona przez 12

Brakujące etaty

Ile etatów osób z orzeczeniem dzieli firmę od progu 6%

Komunikat „Wpłata wynosi 0 zł”

Pojawia się, gdy firma osiągnie lub przekroczy wskaźnik 6%

Na wynik wpływa przeciętne wynagrodzenie. Im wyższe, tym wyższa wpłata przy tym samym zatrudnieniu.

Wzór na wpłatę na PFRON i jego parametry

Wpłatę oblicza się według wzoru określonego w art. 21 ust. 1 ustawy o rehabilitacji:

K = 0,4065 × PW × [(ZOG × 0,06) − ZON]

Znaczenie symboli:

  • K – kwota wpłaty,
  • PW – przeciętne wynagrodzenie (ogłaszane co kwartał przez Prezesa GUS w Monitorze Polskim na podstawie art. 20 pkt 2 ustawy o emeryturach i rentach z FUS),
  • ZOG – stan zatrudnienia ogółem w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy z miesiąca sprawozdawczego,
  • 0,06 – wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6%),
  • ZON – stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy z miesiąca sprawozdawczego.

Jeżeli wśród zatrudnionych osób niepełnosprawnych są pracownicy ze schorzeniami szczególnymi, wartość ZON zastępuje się wskaźnikiem obliczonym według art. 22 ust. 4 ustawy:

WO = (3 × ZS + 2 × US + ZON) / ZOG

Znaczenie dodatkowych symboli:

  • WO – wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych po uwzględnieniu schorzeń szczególnych (wartość podawana z dokładnością do czterech miejsc po przecinku),
  • ZS – liczba pracowników ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy,
  • US – liczba pracowników ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy.

Przeciętne wynagrodzenie (PW) – skąd pochodzi i jak często się zmienia

Przeciętne wynagrodzenie publikuje GUS co kwartał. PFRON stosuje je do wyliczenia wpłaty. Każda zmiana tej kwoty zmienia wysokość wpłaty na PFRON.

Kalkulator ładuje najnowszy okres samoczynnie. Gdy GUS poda nową wartość, kalkulator uwzględni nową kwotę.

Przeciętne zatrudnienie ogółem – jak je ustalić

Stan zatrudnienia liczysz w etatach, nie w osobach. Pracownik na pół etatu to 0,5, nie 1. Etaty cząstkowe sumują się. Bierzesz przeciętną z miesiąca, a nie stan na jeden dzień. Jeśli ktoś pracował część miesiąca, liczysz go proporcjonalnie. Ta sama zasada obejmuje całość zatrudnienia w firmie.

Stopnie niepełnosprawności i schorzenia szczególne we wzorze

Stopień niepełnosprawności wpływa na wynik. Ale nie tak, jak mogłoby się wydawać. Stopień znaczny nie liczy się więcej niż lekki. Różnicę robi dopiero schorzenie szczególne. Jedna osoba ze znacznym stopniem i schorzeniem szczególnym waży we wzorze tyle, co czterech innych pracowników z orzeczeniem. To jej zatrudnienie najszybciej obniża wpłatę.

Jak najkorzystniej obniżyć wpłatę na PFRON

Tu zaczyna się przewaga narzędzia. Większość kalkulatorów liczy samą wpłatę i na tym kończy. Nasz kalkulator symuluje, jak ją obniżyć. Sam dobiera najtańszą drogę.

Po rozwinięciu sekcji optymalizacji, kalkulator pokazuje cztery scenariusze. Najpierw jednak ustala tryb działania. Zależy on od tego, czy masz ulgę za zakupy i jak duża ona jest.

  • Brak ulgi — celem jest zejście do zera przez zatrudnienie.
  • Ulga poniżej maksimum — celem jest pełne wykorzystanie ulgi, nie zero.
  • Ulga wyczerpana — scenariusze zatrudnienia są wyszarzone, bo nic już nie dadzą.

Każdy scenariusz kończy się konkretną liczbą. Ile osób, ile etatów, jaka wpłata po zmianie. Sprawdź swój scenariusz w kalkulatorze wyżej.

Zatrudnienie osób z orzeczeniem (scenariusze 1–3)

Trzy scenariusze zatrudnienia różnią się wagą stopnia. Kalkulator liczy realne etaty — w krokach co 0,25, zgodnie z Kodeksem pracy. Liczbę osób zaokrągla w górę do pełnej.

Zakup usług i ulga INF-U (scenariusz 4)

Zatrudnienie to nie jedyna droga. Możesz kupić towary lub usługi od firmy, która zatrudnia osoby z niepełnosprawnością. W zamian dostajesz informację INF-U — dokument potwierdzający ulgę we wpłacie. Ulga ma limit. Obniża wpłatę najwyżej o 50% kwoty należnej w danym miesiącu. Nadwyżkę ponad limit przenosisz na kolejne miesiące. Masz na to maksymalnie sześć miesięcy. Ta droga nie sumuje się dowolnie z zatrudnieniem

Certyfikat dostępności i inne ulgi

Certyfikat dostępności obniża wpłatę o 5%. Działa niezależnie od ulgi za zakupy — oba mechanizmy się sumują. Certyfikat potwierdza, że Twoja firma spełnia wymogi dostępności. To osobna ścieżka obniżenia, obok zatrudnienia i zakupów.

Jakie wnioski wyciągniesz z kalkulatora?

Kalkulator to nie tylko liczarka. Daje materiał do decyzji kadrowych. Oto, co z niego wyczytasz:

  • Skala kosztu rocznego. Kwota roczna pokazuje, ile firma oddaje co roku bez żadnej korzyści.
  • Opłacalność zatrudnienia w liczbach. Widzisz dokładnie, ilu pracowników wyzeruje wpłatę.
  • Różnica między stopniami. Jedna osoba ze znacznym stopniem i schorzeniem szczególnym zastępuje około czterech z lekkim.
  • Punkt optymalnego wykorzystania ulgi. Kalkulator sam wskazuje, gdzie ulga działa najlepiej.

Każdy scenariusz kończy się konkretną liczbą. Ile osób, ile etatów, jaka wpłata po zmianie. Sprawdź swój scenariusz w kalkulatorze wyżej.

Korzyści z korzystania z kalkulatora wpłat na PFRON

Narzędzie oszczędza czas i pieniądze. Korzyści są konkretne:

Korzyść

Na czym polega

Oszczędność przy optymalizacji

Widzisz, ile zyskasz, zatrudniając osobę z orzeczeniem

Decyzja na liczbach

Planujesz strukturę zatrudnienia zamiast zgadywać

Aktualne dane

Kwota liczy się z najnowszego przeciętnego wynagrodzenia

Pełna dostępność

Bezpłatnie, bez logowania, w czasie rzeczywistym

Wsparcie doradcze

Wynik omówisz z naszym doradcą

Na wynik wpływa przeciętne wynagrodzenie. Im wyższe, tym wyższa wpłata przy tym samym zatrudnieniu.

Podstawa prawna

Kalkulator opiera się na siedmiu aktach prawnych. Każdy reguluje inny element obliczeń — wzór, próg obowiązku, wzory formularzy, schorzenia szczególne czy wysokość przeciętnego wynagrodzenia.

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 577 z późn. zm.). Art. 129 § 1 i art. 151⁷ dopuszczają wyłącznie wymiary etatu będące wielokrotnością ¼. Dlatego kalkulator w scenariuszach optymalizacji zaokrągla wyniki do 0,25 etatu. Link do aktu prawnego: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 10 maja 2023 r. w sprawie ustalenia wzorów deklaracji składanych Zarządowi PFRON przez pracodawców zobowiązanych do wpłat na ten Fundusz (Dz.U. z 2023 r. poz. 995). Ustala obowiązujące od 25 września 2023 r. wzory deklaracji: DEK-I-0, DEK-I-a, DEK-I-b, DEK-I-u, DEK-R, DEK-Z. Pola kalkulatora (E0–E7, D0, U1–U3) odpowiadają bezpośrednio pozycjom formularza DEK-I-0. Link do aktu prawnego: https://eli.gov.pl/api/acts/DU/2023/995/text/O/D20230995.pdf
  • Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2023 r. w sprawie określenia wzorów miesięcznych i rocznych informacji o zatrudnieniu, kształceniu lub o działalności na rzecz osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2023 r. poz. 827) . Ustala wzór informacji INF-U, którą wystawia sprzedawca uprawniony do ulg. Kwota z INF-U jest wpisywana w kalkulatorze do pola „Ulga za zakupy” (U1–U3). Link do aktu prawnego: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230000827
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 września 1998 r. w sprawie rodzajów schorzeń uzasadniających obniżenie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposobu jego obniżania (Dz.U. z 1998 r. Nr 124 poz. 820 z późn. zm.). Wymienia 11 rodzajów schorzeń szczególnych (m.in. epilepsja, ślepota, głuchota, choroba Parkinsona, SM, HIV). Decyduje o wyższych mnożnikach pól E2 (stopień znaczny + schorzenie szczególne) i E4 (stopień umiarkowany + schorzenie szczególne) w kalkulatorze. Link do aktu prawnego: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19980124000820
  • Ustawa z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz.U. z 2024 r. poz. 1411 z późn. zm.). Wprowadza instytucję certyfikatu dostępności. Pracodawca, który go uzyska, może obniżyć miesięczną wpłatę na PFRON o 5% — w kalkulatorze odpowiada temu pole (przełącznik) D0. Link do aktu prawnego: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190001696
  • Ustawa z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1749 z późn. zm.). Art. 20 pkt 2 stanowi podstawę do ogłaszania przez Prezesa GUS kwartalnego przeciętnego wynagrodzenia w Monitorze Polskim. Ta wartość (PW) jest zmienną w formule kalkulatora i aktualizowana co kwartał. Link do aktu prawnego: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981621118
  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. — Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 577 z późn. zm.). Art. 129 § 1 i art. 151⁷ dopuszczają wyłącznie wymiary etatu będące wielokrotnością ¼. Dlatego kalkulator w scenariuszach optymalizacji zaokrągla wyniki do 0,25 etatu — wartości ułamkowe niebędące wielokrotnością ¼ są kadrowo nierealizowalne. Link do aktu prawnego: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19740240141

Pytania i odpowiedzi o kalkulatorze PFRON

Zebraliśmy pytania, które pracodawcy zadają najczęściej. Odpowiedzi są krótkie i konkretne — bez owijania. Jeśli Twojego nie ma na liście, napisz do nas.

Wpłatę liczysz ze wzoru: 0,4065 × przeciętne wynagrodzenie × brakujące etaty. Brakujące etaty to różnica między wymaganym progiem 6% a faktycznym zatrudnieniem osób z orzeczeniem. Najprościej wpisz dane do kalkulatora: https://optymalizacjapfron.pl/kalkulatory/kalkulator-wplat-pfron/ Narzędzie policzy je za Ciebie.

Pomnóż stan zatrudnienia ogółem przez 0,06. Wynik to wymagana liczba etatów osób z orzeczeniem. Przy 50 etatach próg wynosi 3 etaty. Tyle musiałaby zatrudnić firma, żeby uniknąć wpłaty.

Nie. Kalkulator służy do symulacji i planowania. Oficjalną deklarację DEK-I-0 składasz elektronicznie przez system e-PFRON2.

Wtedy, gdy osiągnie wskaźnik 6%.

Co kwartał. Główny Urząd Statystyczny publikuje nową wartość, a PFRON ją stosuje. Kalkulator ładuje najnowszy okres domyślnie.

Tak. Certyfikat dostępności obniża wpłatę o 5%. Ulga za zakupy z informacji INF-U obniża ją dodatkowo, najwyżej o 50% kwoty należnej. Oba mechanizmy działają razem.