Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną i nie narazić się na zwrot dopłat PFRON. Poradnik dla pracodawcy z praktycznym komentarzem

Pan Tomasz prowadzi drukarnię cyfrową w Mielcu. Zatrudnia kilkanaście osób, płaci regularnie składki, szkoli pracowników. Gdy podczas rekrutacji zgłosił się do niego kandydat z orzeczeniem o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności. Wszystko wyglądało jak sytuacja win-win. Problem pojawił się dopiero po roku. PFRON przeprowadził kontrolę i wezwał Tomasza do zwrotu ponad 30 000 zł pobranych dofinansowań. Powód? Opóźnienie w opłaceniu składek ZUS.

Ten przykład nie jest odosobniony. W 2023 roku w kontrolach PFRON stwierdzono nieprawidłowości skutkujące zwrotem środków w 72,09% przypadków. Łączna kwota zakwestionowanych środków: 2 553 654,42 zł [Źródło – PFRON – Sprawozdanie 2023].
W większości przypadków nie chodziło o celowe nadużycia, lecz o brak wiedzy i niedopilnowanie formalności.

Dlatego w tym poradniku krok po kroku wyjaśnię Ci, jak zatrudnić osobę niepełnosprawną zgodnie z procedurami, co musi znaleźć się w dokumentach, czego nie wolno pominąć, i jak uniknąć pułapek, które mogą kosztować Cię dziesiątki tysięcy złotych.

Artykuł nie stanowi porady prawnej – przed podjęciem decyzji skonsultuj się ze specjalistą.

Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną? Procedury i lista kontrolna dla pracodawcy

Zatrudnienie pracownika z orzeczeniem to nie tylko podpisanie umowy. To ciąg powiązanych obowiązków formalnych, których pominięcie – nawet nieświadome – może skończyć się utratą wsparcia finansowego. Poniższa lista, którą sporządziłam, pomoże Ci uporządkować działania i upewnić się, że robisz wszystko zgodnie z przepisami [Źródło – Ustawa].

Zadania pracodawcy zatrudniającego osobę z niepełnosprawnością do realizacji

• Sprawdź ważność orzeczenia, symbol i stopień niepełnosprawności oraz wynikające z nich uprawnienia.
• Zawrzyj umowę o pracę i przekaż pracownikowi wymagane informacje o warunkach zatrudnienia.
• Uzyskaj zgodę RODO od pracownika.
• Skieruj pracownika na badania medycyny pracy (wstępne/okresowe) i zapewnij szkolenia BHP [Źródła – Kodeks Pracy].
• Zarejestruj firmę w PFRON oraz w systemach SODiR i e-PFRON2. Uzupełnij dane pracodawcy.
• Zgłoś pracownika do ZUS (druki ZUA lub ZZA).
• Pilnuj terminowego opłacania składek ZUS i zaliczek podatkowych. Opóźnienia mogą pozbawić prawa do dofinansowania lub skutkować jego zwrotem.
• Złóż w terminie Wn-D i INF-D-P oraz w razie potrzeby szybko skoryguj błędy [Źródło – PFRON FAQ].
• Prowadź ewidencję kosztów płacy dla pracowników z niepełnosprawnością (listy płac, przelewy, ZUS) na potrzeby kontroli.
• Upewnij się, czy nie występuje podwójne finansowanie wynagrodzeń (np. z innych dotacji). Gromadź zaświadczenia o pomocy publicznej.
• Rozpoznaj potrzeby pracownika i dostosuj stanowisko oraz miejsce pracy. Zapewnij dostępność stanowiska i budynku (ergonomia, oprogramowanie wspierające, ewakuacja, dojazd). Przed zakupami wyposażenia lub rozpoczęciem prac składaj wnioski o refundacje [Źródło – PFRON – Refundacja].
• Informuj pracownika i kadrę oraz bezpośrednich przełożonych o uprawnieniach pracownika z orzeczeniem i sposobie ich realizacji (tylko w niezbędnym zakresie).
• Organizuj czas pracy zgodnie z uprawnieniami (7/35 dla znacznego/umiarkowanego, zakaz nadgodzin i pracy w nocy dla wszystkich niepełnosprawnych – chyba że otrzymałem zaświadczenie lekarskie ze zgodą albo mam firmę ochroniarską) [Źródło – Ustawa art. 15–16].
• Udzielaj przysługujących zwolnień i urlopów (dodatkowy urlop, zwolnienia na badania, rehabilitację, turnus) i prowadź stosowną ewidencję.
• Pilnuj deklaracji DEK-I-0 (jeśli masz co najmniej 25 etatów) lub rozliczaj obniżenia wpłat na PFRON z art. 22 po stronie nabywcy.
• Gromadź i przechowuj pełny komplet dokumentów: kadrowych, płacowych, SODiR, potwierdzeń przelewów, ewidencji czasu pracy, deklarację PPK, PIT-2, oświadczeń i korespondencji z PFRON.
• Monitoruj zmiany w orzeczeniu pracownika (stopień, symbol, data ważności) i niezwłocznie aktualizuj dane w SODiR i e-PFRON2 [Źródło – PFRON – Instrukcja].

Co trzeba wiedzieć o zatrudnianiu osób z niepełnosprawnością?

Wszystko zaczyna się od Ustawy z 27 sierpnia 1997 roku o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych (Dz.U. 2024 poz. 44 z późn. zm.) [Źródła – Ustawa]. To ona określa wszystkie regulacje jakim podlega pracodawca osób niepełnosprawnych i na jakich zasadach PFRON może wypłacać dofinansowanie do wynagrodzeń lub inne refundacje, kto ma prawo do tych środków i jakie warunki trzeba spełnić.

Najważniejsze przepisy znajdziesz w poniższych artykułach Ustawy:

• Art. 21 – obowiązek miesięcznych wpłat na PFRON u pracodawców zatrudniających powyżej 25 etatów, gdy nie spełniają wymaganego wskaźnika.
• Art. 26a – określa wysokość i zasady przyznawania dofinansowania.
• Art. 26b – opisuje, jakie warunki musi spełnić pracodawca, aby dopłatę otrzymać.
• Art. 26c – obowiązki informacyjne pracodawcy oraz tryb decyzji Prezesa PFRON co do wysokości dopłaty.
• Art. 26e – zwrot kosztów wyposażenia i przystosowania stanowiska pracy (w tym adaptacje i urządzenia ułatwiające pracę).

Co to znaczy dla Ciebie?

• Pracownik musi mieć ważne orzeczenie (znaczny, umiarkowany lub lekki stopień lub ich równoważnik),
• Umowa o pracę musi być zawarta zgodnie z Kodeksem Pracy i z Ustawą o Rehabilitacji,
• Pracodawca musi zarejestrować się w PFRON (dokumenty przesłać lub dostarczyć osobiście).
• Zarejestrować się w elektronicznym systemie SODiR. Zgłosić nowego pracownika do ewidencji na 30 dni przed złożeniem pierwszego wniosku o dofinansowanie,
• Wnioski o dopłaty (formularz Wn-D) składaj co miesiąc, do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty wynagrodzenia.

Sama deklaracja, że „zatrudniam osobę z orzeczeniem” nie wystarcza. PFRON wymaga udokumentowania każdej przesłanki, a błędy w zgłoszeniu lub spóźnienie skutkują automatyczną odmową wypłaty lub wezwaniem do zwrotu środków.

Co zrobić, gdy orzeczenie straci ważność?

Jeśli pracownik złożył wniosek o nowe orzeczenie przed upływem poprzedniego, możesz nadal otrzymywać dopłaty. Ale przekaż do PFRON zaświadczenie o złożeniu wniosku i później nowe orzeczenie. Gdy orzeczenie opóźnia się, możesz uwzględnić pracownika wstecznie do 3 miesięcy, jeśli dokument potwierdza ciągłość niepełnosprawności.

Na jakie pułapki narażeni są pracodawcy? Analiza typowych błędów

Pozornie wszystko wygląda poprawnie: zatrudniony pracownik ma aktualne orzeczenie, otrzymuje terminowe wynagrodzenie, a pracodawca regularnie składa wnioski do PFRON. Jednak statystyki mówią coś innego. W raporcie PFRON za 2024 r. wykazano, że kontrole dotyczące dopłat (art. 26a–c) były głównym obszarem aktywności. Stanowiły ok. 76,32% wszystkich kontroli, a samych kontroli w tym obszarze było 76 (w porównaniu z 2023 r. – 27) [Źródło – PFRON – Sprawozdanie 2024].

Stwierdzone nieprawidłowości to najczęściej błędy po stronie pracodawcy (np. opóźnienia w ZUS, nieprawidłowe dane we wnioskach Wn-D, błędna ewidencja czasu pracy), które po kontroli skutkują decyzją o zwrocie nienależnie pobranych dopłat.

Sprawdziłam zatem, gdzie leży najczęściej problem…

1. Spóźnione zgłoszenie pracownika do systemu SODiR

To jeden z najczęstszych powodów odmowy dofinansowania na początku zatrudnienia. Pracodawcy często zakładają, że mogą zarejestrować pracownika „przy okazji” składania pierwszego wniosku. Tymczasem zgłoszenie musi być złożone najpóźniej przed końcem miesiąca, za który składany będzie pierwszy Wn-D. Przekroczenie tego terminu skutkuje utratą prawa do dopłaty za dany miesiąc.

2. Nieaktualne orzeczenie

Większość osób niepełnosprawnych posiada terminowe orzeczenia o stopniu niepełnosprawności. Dlatego musisz być ostrożny i dopilnować, by Twój pracownik w porę stanął przed komisją i uzyskał nową decyzję. Jeśli przeoczysz i orzeczenie straci ważność, nie będzie Ci przysługiwało dofinansowanie do wynagrodzeń. Środki wypłacone wcześniej będziesz musiał zwrócić. Co gorsze, gdy pozyskałeś refundację dostosowania miejsca pracy lub wyposażenia przerwanie okresu zatrudnienia osoby niepełnosprawnej przed obowiązującym 36 miesiącem będzie oznaczać zwrot tych środków za brakujące miesiące [Źródło – Ustawa art. 26e].

3. Błędy we wniosku Wn-D lub INF-D-P

Literówki w PESEL, niezgodności dat, brak danych o schorzeniu specjalnym – wszystko to skutkuje odmową dopłaty. System PFRON nie sygnalizuje wszystkich błędów natychmiast, a korekta po terminie nie zawsze skutkuje uznaniem wniosku.

4. Naruszenie uprawnień pracowniczych

Nieudzielenie dodatkowego urlopu, nieuwzględnienie prawa do skróconego czasu pracy, niezapewnienie warunków dostosowanych do stanu zdrowia – to wszystko może skutkować kontrolą PIP lub PFRON. W konsekwencji uznaniem zatrudnienia za fikcyjne lub naruszające przepisy.

Komunikat PFRON (2023):
„Zatrudnienie osoby niepełnosprawnej nie może być pozorne ani naruszać jej praw wynikających z orzeczenia. W przeciwnym razie może zostać zakwestionowane”.

5. Nieterminowe opłacanie składek

Tu nie ma miejsca na odstępstwa powyżej 14 dni. Musisz terminowo opłacać składki ubezpieczenia oraz podatek. Ten błąd popełnił pan Tomasz.

Wyrok NSA, 2 października 2024 r., I GSK 997/24:
Sprawa o zwrot dofinansowań po kontroli PFRON. Kluczowy błąd pracodawcy: nieterminowe opłacanie składek ZUS (opóźnienia powyżej 14 dni), co powoduje utratę prawa do dopłat za dany okres i obowiązek zwrotu [Źródło – NSA wyrok].

6. Wadliwie ustalony efekt zachęty

W tym obszarze pracodawcy często mylą metodę ilościową i jakościową. Ważne abyś wiedział, że możesz wykazać efekt, nawet jeśli zatrudnienie w swojej firmie nie wzrośnie. Wystarczy że zatrudnisz przy sobie niepełnosprawną na wakat w związku z rozwiązaniem umowy (zakres obowiązków pracownika taki sam).

Ile wynosi dofinansowanie z PFRON wynagrodzeń w 2025 roku?

Dofinansowanie do wynagrodzenia osoby niepełnosprawnej może być solidnym wsparciem dla Twojej firmy, pod warunkiem że zostanie prawidłowo naliczone i rozliczone. Zgodnie z art. 26a Ustawy o Rehabilitacji Zawodowej i Społecznej oraz Zatrudnianiu Osób Niepełnosprawnych, wysokość wsparcia zależy od:

• stopnia niepełnosprawności pracownika,
• występowania tzw. schorzeń specjalnych (symbole w orzeczeniu – 01-U, 02-P,0 4-O, 06-E, 12-C) [[Źródło – PFRON – Status],
• wymiaru etatu.

Sprawdź poniższą tabelę zawierającą zestawienie aktualnych stawek obowiązujących w 2025 roku [Źródło – PFRON – Komunikat 2025]:

Te kwoty mogą być proporcjonalnie zmniejszane w przypadku pracy na część etatu lub niepełnego miesiąca zatrudnienia.

FAQ – najczęstsze pytania pracodawców o zatrudnianie osób niepełnosprawnych

Źródła

1. Ustawa z dnia 27 sierpnia 1997 r. o Rehabilitacji – Dz.U. 2025 poz. 913, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
2. PFRON, Status osoby niepełnosprawnej, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/status-osoby-niepelnosprawnej/
3. PFRON – komunikat 2025, https://www.pfron.org.pl/komunikaty-z-regionu/szczegoly-komunikatu/news/zmiany-w-wysokosci-dofinansowania-do-wynagrodzenia-pracownikow-z-niepelnosprawnoscia/
4. PFRON FAQ, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/najczesciej-zadawane-pytania-w-sprawie-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
5. Instrukcja SODiR, https://www.pfron.org.pl/fileadmin/SODiR/2023/Instrukcja_rejestracji_certyfikatu_kwalifikowanego_i_podpisywania_dokumentow_w_SODiR_On-Line_v.5.4_20.10.2023.pdf
6. PFRON – refundacja stanowisk pracy, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wyposazenie-stanowisk-pracy/
7. Wyrok NSA z dnia 2 października 2024 r., sygn. I GSK 997/24, https://www.inforlex.pl/dok/tresc,FOB0000000000006754754,Opoznienie-w-placeniu-skladek-ZUS-a-zwrot-dofinansowania-dla-niepelnosprawnych-Wyrok-NSA-z-dnia-2-pazdziernika-2024-r-sygn-I-GSK-997-24.html
8. PFRON, Sprawozdanie Zarządu z realizacji Planu rzeczowo-finansowego w 2023 r., https://bip.pfron.org.pl/fileadmin/BIP/Budzet/Spraw_rzecz_fin_2023/Sprawozdanie_Zarzadu_PFRON_z_realizacji_Planu_Rzeczowo-finansowego_z_dzialalnosci_PFRON_w_2023_Roku.pdf?utm_source=chatgpt.com
9. PFRON, Sprawozdanie Zarządu z realizacji planu rzeczowo-finansowego z działalności w 2024 roku, https://bip.pfron.org.pl/fileadmin/BIP/Budzet/2024_Spraw_rzecz_fin/Sprawozdanie_Zarzadu_PFRON_z_realizacji_Planu_Rzeczowo-finansowego_z_dzialalnosci_PFRON_w_2024_Roku.pdf?utm_source=chatgpt.com
10. Kodeks Pracy, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf