Na czym polega optymalizacja wpłaty na PFRON? Przewodnik dla pracodawcy

Najważniejsze w skrócie

• Obowiązek wpłat dotyczy pracodawcy, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych ¹.
• Optymalizacja PFRON to korzystanie z mechanizmów zapisanych w przepisach: zwiększanie wskaźnika zatrudnienia, obniżenie wymaganego wskaźnika przy schorzeniach szczególnych ¹ oraz ulga we wpłacie za zakup produkcji lub usługi od uprawnionego sprzedającego ².
• Ulga za zakupy obniża wpłatę do wysokości 50% wpłaty należnej w danym miesiącu, a niewykorzystana kwota obniżenia działa nie dłużej niż 6 miesięcy od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia ¹.
• Pracodawca zobowiązany do wpłat, inny niż podmiot publiczny, który ma certyfikat dostępności, może obniżyć wpłatę o 5% ³.
• Optymalizacja nie zwalnia z dokumentów: przy zatrudnieniu co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty składasz do PFRON dokumenty sprawozdawcze ⁴, a wpłatę wnosisz do 20 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym powstał obowiązek jej dokonania ⁴.

Czym jest optymalizacja wpłaty na PFRON i czym nie jest?

Optymalizacja wpłaty na PFRON to korzystanie z mechanizmów, które ustawodawca sam wpisał do przepisów. Robisz to legalnie, bo podstawą wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON) i ich obniżania są art. 21 i 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 roku o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych ¹.

Masz do dyspozycji cztery dźwignie:

1. Zwiększenie zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami, bo wysokość wpłaty zależy od różnicy między zatrudnieniem zapewniającym wymagany wskaźnik a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych ¹.
2. Obniżenie wymaganego wskaźnika, gdy zatrudniasz osoby ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy ¹.
3. Ulga we wpłacie z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, od uprawnionego sprzedającego ².
4. Obniżenie wpłaty o 5% dla pracodawcy z certyfikatem dostępności ³.

To dwa różne mechanizmy, które czytelnicy mylą najczęściej: schorzenia szczególne obniżają wymagany wskaźnik zatrudnienia, a zakup u uprawnionego kontrahenta obniża samą kwotę wpłaty. Trzecia, osobna sprawa to dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniem – odrębne świadczenie, a nie element rozliczenia wpłaty.

Pamiętaj! Optymalizacja nie oznacza rezygnacji z formalności. Jeśli zatrudniasz co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, masz obowiązek składania do PFRON dokumentów sprawozdawczych ⁴. Przy takim zatrudnieniu musisz też dokonać rejestracji w PFRON, niezależnie od tego, czy jesteś zobowiązany, czy zwolniony z wpłat ⁵.

Kto płaci na PFRON i jak liczona jest wpłata?

Obowiązek miesięcznych wpłat ma pracodawca, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych ¹. Wysokość wpłat stanowi iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych ¹.

Sam wskaźnik to przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy ². Poziom zatrudnienia liczysz po zakończeniu każdego miesiąca, stosując średnią arytmetyczną z dziennych stanów zatrudnienia ².

Do wyliczenia stosujesz przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale, od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu komunikatu przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego ². Wykaz przeciętnego wynagrodzenia w odpowiednich kwartałach PFRON udostępnia na swojej stronie ², dlatego wartość dla właściwego kwartału sprawdź tam przed każdym rozliczeniem – to liczba zmienna, której nie warto przepisywać z zeszłorocznej notatki.

Wpłaty na PFRON dokonujesz do 20 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym powstał obowiązek jej dokonania, zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy o rehabilitacji ⁴. Od nieterminowych wpłat są naliczane odsetki podatkowe ⁴, więc kalendarz płatności jest częścią optymalizacji tak samo jak rekrutacja.

Kogo nie wliczasz do stanu zatrudnienia?

Do liczby pracowników nie wlicza się osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób niebędących osobami niepełnosprawnymi, które są ¹:

• zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego,
• na urlopie rodzicielskim,
• na urlopach wychowawczych,
• nieświadczące pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej,
• uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy,
• nieświadczące pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego,
• na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Od prawidłowo ustalonej liczby etatów zależy i to, czy w danym miesiącu przekraczasz próg 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, i sama kwota wpłaty ¹. Dlatego pierwszym krokiem optymalizacji jest arkusz, a nie rekrutacja.

Dlaczego zatrudnienie pracownika z orzeczeniem daje największą oszczędność?

Kwota rośnie proporcjonalnie do różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych ¹. Każdy etat pracownika z orzeczeniem tę różnicę zmniejsza, a pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6%, są zwolnieni z wpłat ¹.

Żeby uwzględniać pracownika z niepełnosprawnością w wyliczeniach, musisz posiadać w aktach ważne orzeczenie o niepełnosprawności wraz z datą jego wpływu do Ciebie ². To bywa najprostsza rezerwa w firmie: część osób już zatrudnionych ma orzeczenie, ale nigdy go nie przedstawiła, bo nikt o tym nie mówił. Przedstawienie orzeczenia zależy od decyzji pracownika, więc zamiast nacisku zaplanuj jasną informację o tym, komu i w jakim trybie taki dokument można przekazać.

Co zrobić praktycznie:

• Przejrzyj stanowiska i wskaż te, na których orzeczenie nie ogranicza wykonywania zadań, a potem tam kieruj rekrutację.
• Zapisz w procedurze kadrowej, gdzie trafia orzeczenie i kto odnotowuje datę jego wpływu.
• Przypomnij zespołowi, że przedstawienie orzeczenia jest dobrowolne, a jego skutki dotyczą rozliczeń pracodawcy.

Odrębnym wsparciem jest dofinansowanie do wynagrodzeń pracowników z orzeczeniem, obsługiwane w Systemie Obsługi Dofinansowań i Refundacji (SODiR) ⁵. Stawki tego dofinansowania zmieniają się w czasie i nie są elementem rozliczenia wpłaty obowiązkowej, dlatego zanim wpiszesz je do budżetu, sprawdź bieżące informacje PFRON.

Jak schorzenia szczególne obniżają wymagany wskaźnik?

Pracodawca może obniżyć wymagany wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, jeżeli zatrudni osoby ze schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy ¹. Do tych schorzeń przepisy zaliczają:

• chorobę Parkinsona,
• stwardnienie rozsiane,
• paraplegię, tetraplegię, hemiplegię,
• znaczne upośledzenie widzenia (ślepotę) oraz niedowidzenie,
• głuchotę i głuchoniemotę,
• nosicielstwo wirusa HIV oraz chorobę AIDS,
• epilepsję,
• przewlekłe choroby psychiczne,
• upośledzenie umysłowe,
• miastenię,
• późne powikłania cukrzycy.

Mechanizm liczbowy jest prosty: etat osoby ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym liczy się potrójnie, a przy stopniu umiarkowanym podwójnie ². Dzięki temu ten sam zespół może osiągnąć wskaźnik uprawniający do zwolnienia przy mniejszej liczbie etatów.

Dokumentacja decyduje o wszystkim. Przy zatrudnieniu osoby ze stopniem znacznym lub umiarkowanym i schorzeniem szczególnym powinieneś uzyskać od pracownika zaświadczenie od lekarza specjalisty; wyjątkiem są orzeczenia, które jednoznacznie potwierdzają schorzenie szczególne symbolem 01-U, 04-O oraz 06-E ². Orzeczenie z symbolem przyczyny niepełnosprawności 02-P nie potwierdza przewlekłej choroby psychicznej jako schorzenia szczególnego – to schorzenie potwierdza się zaświadczeniem lekarza specjalisty ².

Zaświadczenie powinno zawierać pieczęć podmiotu leczniczego, imię i nazwisko oraz PESEL osoby z niepełnosprawnością, pieczęć i podpis lekarza specjalisty, a także informację, że stwierdzono co najmniej jedno ze schorzeń określonych w rozporządzeniu z dnia 18 września 1998 r. ².

Pamiętaj! Informacja o schorzeniu pracownika ma trafiać tylko tam, gdzie jest potrzebna do rozliczeń wpłaty. Ogranicz krąg osób mających do niej dostęp i nie kopiuj dokumentacji szerzej, niż wymaga tego wyliczenie wskaźnika.

Kiedy zakup od kontrahenta obniża wpłatę na PFRON?

To najbardziej niedoceniany element optymalizacji, bo nie wymaga zmian w zespole. Musisz kupić wykonaną przez sprzedającego usługę albo wytworzoną przez niego produkcję – handel został wyłączony przez ustawodawcę z zakresu usług, których zakup stanowi podstawę obniżenia wpłat na PFRON, a ulga dotyczy wyłącznie świadczenia usług przez uprawnionego sprzedającego bezpośrednio na rzecz kupującego ².

Uprawniony sprzedający zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na etaty, a 30% spośród zatrudnionych stanowią osoby zaliczone do znacznego stopnia niepełnosprawności lub do umiarkowanego stopnia, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję, oraz osoby niewidome ².

Jak rozpoznać takiego kontrahenta w praktyce? Sprawdź niżej:

• Czy sprzedaje własną produkcję albo usługę wykonaną przez siebie, a nie towar w obrocie handlowym.
• Czy potwierdza spełnienie warunków zatrudnienia uprawniających do wystawiania informacji o kwocie obniżenia.
• Czy jest gotowy wystawić informację o kwocie obniżenia w terminie po Twojej zapłacie.

Najwięcej takich dostawców znajdziesz wśród usług powtarzalnych: ochrona obiektu, sprzątanie, catering, poligrafia, pralnictwo. Przy przetargu albo odnowieniu umowy warto wpisać do kryteriów pytanie o uprawnienie do wystawienia informacji o kwocie obniżenia – koszt usługi bywa podobny, a efekt dla wpłaty inny.

Jakie warunki formalne i limity ma ulga za zakupy?

Warunki są sztywne i łatwo je przegapić w obiegu dokumentów:

1. Zakup udokumentuj fakturą, a kwota obniżenia nie może być wyższa niż kwota netto z faktury ².
2. Uregulowanie należności musi nastąpić w terminie określonym na fakturze, a przy płatności przez bank za datę uregulowania uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu ¹.
3. Informację o kwocie obniżenia otrzymujesz od sprzedającego niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności, nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności; nieterminowe wystawienie informacji skutkuje brakiem możliwości obniżenia wpłaty ².
4. Otrzymaną informację o wysokości ulgi opatrz datą wpływu do Ciebie ².
5. Ulgę wykazujesz w załączniku DEK-1-u do deklaracji miesięcznej ⁴.

Limity też są jasne. Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty, do której nabywca jest obowiązany w danym miesiącu, a przysługująca i niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia ¹.

Pamiętaj! Zapłata faktury po terminie oznacza, że warunek ulgi nie jest spełniony ¹. Jeden przelew wypuszczony dzień po dacie z faktury potrafi zabrać całą korzyść z danego miesiąca, dlatego faktury od uprawnionych dostawców oznaczaj w systemie osobno.

Kto jest zwolniony z wpłat i co daje certyfikat dostępności?

Zwolnienie z wpłat wynika wprost z przepisów. Dotyczy m.in.:

• pracodawców, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6% ¹.
• państwowych i samorządowych jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych, instytucji kultury oraz jednostek statutowo chroniących dobra kultury uznane za pomnik historii – przy wskaźniku na poziomie 6% ¹.
• publicznych i niepublicznych uczelni, wyższych szkół zawodowych, szkół, zakładów kształcenia nauczycieli, placówek opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjnych oraz żłobków – przy wskaźniku 2% ¹.
• niedziałających w celu osiągnięcia zysku domów pomocy społecznej i hospicjów ⁵.

Wpłaty nie dotyczą również placówek dyplomatycznych, urzędów konsularnych oraz przedstawicielstw i misji zagranicznych ⁵.

Osobną ścieżką jest dostępność. Obniżenie przewidziano dla pracodawcy zobowiązanego do wpłat, innego niż podmiot publiczny, o którym mowa w ustawie z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, który posiada certyfikat dostępności ³. Na podstawie art. 21 ust. 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych taki pracodawca może obniżyć wpłatę o 5% ³.

Termin zgłoszenia ma tu znaczenie finansowe: posiadanie certyfikatu możesz zgłosić w dowolnym momencie, ale obniżenie wpłaty za dostępność przysługuje od wpłat należnych za miesiąc poprzedzający miesiąc, w którym zawiadomisz Zarząd PFRON o uzyskaniu certyfikatu ³. PFRON informował też o pracach nad rozporządzeniem zmieniającym wzory deklaracji wpłat, aby dostosować je do obniżenia wpłaty za dostępność ³, dlatego przed zgłoszeniem sprawdź aktualnie obowiązujący wzór deklaracji.

Od czego zacząć plan optymalizacji krok po kroku?

Kolejność działań ma znaczenie, bo każdy kolejny krok opiera się na danych z poprzedniego:

1. Przelicz stan zatrudnienia po zakończeniu miesiąca jako średnią arytmetyczną z dziennych stanów zatrudnienia ².
2. Wyłącz z liczby pracowników osoby, których się nie wlicza ¹.
3. Policz wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych i lukę do wymaganego poziomu ².
4. Przejrzyj akta osobowe – aby uwzględnić pracownika z niepełnosprawnością, musisz mieć ważne orzeczenie z datą jego wpływu ².
5. Zaplanuj rekrutację na stanowiska, na których orzeczenie nie ogranicza wykonywania zadań, i opisz zespołowi, jak przekazać orzeczenie do kadr.
6. Przeanalizuj listę zakupów produkcji i usług, z wyłączeniem handlu, pod kątem ulgi we wpłacie ².
7. Uporządkuj obieg faktur i informacji o kwocie obniżenia, bo ulgę wykazujesz w załączniku DEK-1-u ⁴.
8. Rozważ audyt i certyfikat dostępności, a po jego uzyskaniu od razu zgłoś go do PFRON ³.
9. Ustaw kalendarz rozliczeń: wpłata do 20 dnia miesiąca następnego po miesiącu, w którym powstał obowiązek ⁴.

Oszczędność bierze się z sumy tych kroków, a nie z jednego triku: kilka etatów więcej, poprawnie udokumentowane schorzenie szczególne, dwie umowy przeniesione do uprawnionego dostawcy i terminowe przelewy dają razem efekt, którego żaden z tych elementów osobno nie da.

Jeżeli zaległość już powstała, złóż do PFRON wniosek o odroczenie terminu płatności albo rozłożenie zaległości na raty ⁶. Decyzje ulgowe są wydawane na podstawie art. 49 ust. 5c ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ⁴. Ulgi są udzielane w ramach pomocy de minimis, w związku z czym wymagane jest złożenie dodatkowych dokumentów dotyczących pomocy publicznej ⁶ – rozstrzygnięcie zależy od oceny wniosku i sytuacji firmy, więc traktuj tę ścieżkę jako realną szansę, a nie pewnik.

Tekst ma charakter informacyjny i nie jest poradą prawną ani podatkową. Wyliczenia zależą od danych Twojej firmy, dlatego potwierdź je z księgowością albo bezpośrednio w PFRON.

Pytania i odpowiedzi

Od ilu pracowników firma płaci obowiązkową wpłatę na PFRON?

Obowiązek wpłat ma pracodawca, który zatrudnia co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i nie osiąga 6% wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych ¹. Przy takim zatrudnieniu musisz również dokonać rejestracji w PFRON, niezależnie od tego, czy jesteś zobowiązany, czy zwolniony z wpłat ⁵.

Jaki wskaźnik zatrudnienia zwalnia pracodawcę z wpłat na Fundusz?

Z wpłat zwolnieni są pracodawcy, u których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych wynosi co najmniej 6% ¹. Dla publicznych i niepublicznych uczelni, wyższych szkół zawodowych, szkół, zakładów kształcenia nauczycieli, placówek opiekuńczo-wychowawczych i resocjalizacyjnych oraz żłobków wymagany poziom to 2% ¹.

Czy orzeczenie z symbolem 02-P potwierdza schorzenie szczególne?

Orzeczenie z symbolem przyczyny niepełnosprawności 02-P nie potwierdza występowania przewlekłej choroby psychicznej jako schorzenia szczególnego – potrzebne jest zaświadczenie lekarza specjalisty ². Jednoznacznie potwierdzają schorzenie szczególne orzeczenia z symbolem 01-U, 04-O oraz 06-E ².

Ile maksymalnie można obniżyć wpłatę na PFRON za zakup usługi?

Obniżenie wpłaty z tytułu zakupu produkcji lub usługi przysługuje do wysokości 50% wpłaty, do której nabywca jest obowiązany w danym miesiącu, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia ¹.

Czy zaległe wpłaty na PFRON można rozłożyć na raty?

Zaległość z tytułu wpłat obowiązkowych możesz objąć wnioskiem o ulgę: odroczenie terminu płatności albo rozłożenie na raty ⁶. Ulgi są udzielane w ramach pomocy de minimis, dlatego wymagane jest złożenie dodatkowych dokumentów dotyczących pomocy publicznej ⁶. Rozstrzygnięcie zależy od oceny wniosku przez Fundusz.

Kiedy zgłosić certyfikat dostępności, aby nie stracić obniżenia wpłaty?

Posiadanie certyfikatu dostępności możesz zgłosić w dowolnym momencie, ale obniżenie wpłaty za dostępność przysługuje od wpłat należnych za miesiąc poprzedzający miesiąc, w którym zawiadomisz Zarząd PFRON o uzyskaniu certyfikatu ³. Im później zgłosisz certyfikat, tym mniej miesięcy obejmie obniżenie.

Źródła

1. Zwolnienie z wpłat na PFRON – Biuro Pełnomocnika Rządu do Spraw Osób Niepełnosprawnych
2. PFRON: Wysokość wpłat – ustalenie stanu zatrudnienia
3. PFRON: Nowe obniżenie wpłat za certyfikat dostępności – krąg pracodawców
4. PFRON: Rozliczenie wpłat – obowiązek dokumentów sprawozdawczych
5. PFRON: Kogo dotyczą wpłaty – zwolniony z wpłat
6. PFRON BIP: Odroczenie terminu płatności lub rozłożenie na raty zaległości