Jak obliczyć wpłatę na PFRON?

Pracodawcy, którzy nie osiągają wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, muszą dokonywać miesięcznych wpłat na PFRON.

Poniżej znajdziesz:

• w 1 części wytyczne, jak obliczyć tę wpłatę w wersji „dla opornych” z przykładami,
• w 2 części „dla dociekliwych” sprawdzić możesz, jak wyglądają szczegółowe wyliczenia wpłat zgodnie ze wzorami wskazanymi przez ustawodawców, z przykładami uwzględniającymi różne dane.

Jak obliczyć wpłatę na PFRON krok po kroku. Część 1 „dla opornych”

Najprościej obliczysz wpłatę, posługując się prostą metodą krok po kroku:

1. Oblicz, ile etatów wynosi wymagalny wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Twojej firmie.
   
   wskaźnik = ilość etatów ogółem x 6% (lub 2%)
   
   Przykład: zatrudniając 50 osób łącznie, wymagalny 6% wskaźnik zatrudnienia pracowników z orzeczeniem w Twojej firmie wynosi 3 pełne etaty.
2. Sprawdź faktyczne zatrudnienie niepełnosprawnych. Następnie oblicz jego poziom z uwzględnieniem preferencji wynikających ze schorzeń szczególnych i stopnia niepełnosprawności, stosowanych wobec pracodawców.
   
   wskaźnik preferencyjny = 3 x (ilość etatów osób ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym) + 2 x (ilość etatów osób ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym) + ilość etatów wszystkich pracowników z orzeczeniem
   
   Przykład: czyli, gdy pracuje u Ciebie 1 osoba z umiarkowanym stopniem niepełnosprawności i schorzeniem szczególnym wyliczony stan etatów pracowników z orzeczeniem wynosi 3.
3. Przelicz, ile etatów brakuje Ci do wymaganego wskaźnika 6% (lub 2%).
   
   Przykład 1: w związku z powyższym, gdy pracuje u Ciebie 1 osoba z lekkim stopniem niepełnosprawności, brakuje Ci obsadzenia pracownikami niepełnosprawnymi 2 pełnych etatów.
   Przykład 2: gdy zatrudniasz 1 osobę ze stopniem umiarkowanym i schorzeniem szczególnym, Twój wskaźnik zatrudnienia wynosi 6% – nie jesteś zobowiązany do wpłaty.
4. Wykonaj proste mnożenie. Brakującą liczbę etatów pomnóż przez stałą daną 0,4065 i przez aktualne przeciętne wynagrodzenie.
   
   Przykład: jeśli w marcu 2025 brakowało Ci 2 etatów do wymagalnego wskaźnika 6%, robisz obliczenie: 2 x 8477,21 zł x 0,4065. Powinieneś odprowadzić do PFRON 6891,97 zł z tytułu wpłaty.

Z praktyki wynika, że z tą wiedzą możesz przejść do obliczeń wysokości wpłaty PFRON i nie musisz wgłębiać się inne zawiłe szczegóły. Jeśli jednak potrzebujesz mimo wszystko rozszerzyć swoją wiedzę o regulacjach prawnych i wzorach wyliczeń, zajrzyj do 2 części artykułu.

Kwoty przeciętnego wynagrodzenia szybko znajdziesz na stronie PFRON, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/przecietne-wynagrodzenie/.

Jak obliczyć wpłatę na PFRON? Część 2 „dla dociekliwych”

Wyliczenie powinieneś oprzeć na przeciętnym wynagrodzeniu w gospodarce narodowej z poprzedniego kwartału, ogłaszanym przez Główny Urząd Statystyczny (GUS). By wyliczyć prawidłową kwotę, musisz poznać i prawidłowo rozumieć oraz stosować następujące 2 wzory.

1. K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) – ZON)]
2. K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,02) – ZON)]

W zależności czy obowiązuje Cię próg zatrudnienia osób niepełnosprawnych 6%, czy 2% zastosujesz jeden z nich.

Wpłata PFRON to iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika 6% (lub 2%) a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych. 

Brzmi skomplikowanie? W praktyce jednak nie jest to trudne.

Co oznaczają symbole wzoru wpłaty PFRON?

Aby powyższe wzory były czytelniejsze, odkryj, jak powinieneś czytać symbole w równaniach.

• K – czytaj, jako kwotę wpłaty.
• PW – ujmuje tu przeciętne miesięczne wynagrodzenie (aktualizowane kwartalnie, ogłaszane przez Prezesa GUS).
• ZOG – to średnie zatrudnienie pracowników w Twojej firmie ogółem
• ZON – zawiera rzeczywistą liczbę pracowników niepełnosprawnych w Twojej firmie w przeliczeniu na pełne etaty.

Jak ustalić ZOG, czyli zatrudnienie ogółem?

Ustal zatrudnienie ogółem, czyli parametr ZOG, następująco:

• Oblicz średnią arytmetyczną zatrudnienia z każdego dnia miesiąca, uwzględniając dni wolne (niedziele, święta) na podstawie stanu z poprzedniego lub następnego dnia roboczego.
• Uwzględnij pracowników na umowach o pracę, powołaniach, wyborach, spółdzielczych umowach o pracę.
• Wyklucz: osoby niepełnosprawne na urlopach bezpłatnych, osoby niebędące osobami niepełnosprawnymi na umowach o pracę w celu przygotowania zawodowego, pracowników na urlopach rodzicielskich, wychowawczych, w służbie wojskowej, na zasiłkach rehabilitacyjnych, urlopach bezpłatnych wynikających z odrębnych ustaw (np. Karta Nauczyciela).

Aby podać stan rzeczywisty, wynik zaokrąglij do 2 miejsc po przecinku (zgodnie z przedziałami 0-4 w dół lub 5-9 w górę).

Przykład
Dane o zatrudnieniu w marcu 2025 wskazują, że od 1-10.03. miałeś w firmie 21 etatów, od 11.03 zwiększyłeś liczbę etatów do 28.

Wylicz ogólne zatrudnienie w Twojej firmie, korzystając ze wzoru:

ZOG = (10 dni x 20 etatów) + (21 dni x 28 etatów) / 31 dni = 25,42 etatu

Wynik powyżej 25 etatów oznacza, że wystąpił dla Twojej firmy obowiązek wpłaty PFRON.

Jak ustalić poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych ZON?

Ustalenie zatrudnienia osób niepełnosprawnych (ZON) sprawdź podobnie, obliczając średnią liczbę osób niepełnosprawnych umowę o pracę. Zsumuj etaty do pełnego wymiaru, z uwzględnieniem tylko tych, które mają ważne orzeczenie o niepełnosprawności.

Zwróć uwagę, że osoby te muszą być zarejestrowane w dokumentacji jako pracownicy z niepełnosprawnością.

Jak obliczyć wskaźnik osób niepełnosprawnych?

W celu obliczenia wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych zastosuj wzór:

1. dla standardowych pracodawców
   W = ZON / ZOG
2. dla pracodawców pracowników ze schorzeniem szczególnym
   WO = 3 x ZS + 2 x US + ZON) / ZOG
3. dla placówek objętych wskaźnikiem 2% typu: szkoły, uczelnie, przedszkola, żłobki, placówki opiekuńczo-wychowawcze itp.
   W = (ZON / ZOG) + (2 x KON / KOG)
4. dla placówek objętych wskaźnikiem 2% i dodatkowo posiadającym pracowników lub podopiecznych ze znacznym i umiarkowanym stopniem oraz schorzeniem szczególnym
   WOE = [(3 x ZS + 2 x US + ZON) / ZOG] + [(3 x KZS + 2 x KUS + 2 x KON) / KOG]

Poszczególne symbole powinieneś rozumieć następująco:

• ZS – wskazuje na pracowników ze znacznym stopniem i schorzeniem szczególnym,
• US – wskazuje pracowników z umiarkowanym stopniem i schorzeniem szczególnym,
• ZON – wskazuje stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty osób niepełnosprawnych,
• ZOG – wskazuje ogólny stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełny etat,
• KON – wskazuje ilość uczniów, wychowanków lub innych podopiecznych, którzy są osobami niepełnosprawnymi,
• KOG – wskazuje ogólną ilość podopiecznych, uczniów lub wychowanków zgodnie ze stanem w poprzednim roku.
• KZS – wskazuje liczbę podopiecznych placówki edukacyjnej posiadających znaczny stopień niepełnosprawności i schorzenie szczególne,
• KUS – wskazuje liczbę podopiecznych placówki edukacyjnej posiadających umiarkowany stopień i schorzenie szczególne,

Pamiętaj, by wskaźnik osób niepełnosprawnych zaokrąglać do 4 miejsc po przecinku oraz że schorzenia szczególne wymagają potwierdzenia przez lekarza specjalistę.

Przykład
Zakładając, że w swoich danych o zatrudnieniu w miesiącu marcu posiadasz następujące informacje:
– między 1-10.03. miałeś 47 pełnych etatów w firmie, od 11-31.03. zwiększyłeś zatrudnienie o 4 etaty.
– między 1-31.03. zatrudniałeś na pełny etat 1 pracownika z lekkim stopniem niepełnosprawności i 1 pracownika ze stopniem znacznym i schorzeniem szczególnym.

Wyliczyć wskaźnik wykonujesz następujące operacje:

ZOG = [(10 dni x 47 etatów) + (21 dni x 51 etatów)] / 31 dni = 49,71 etatów
ZON = (31 dni x 2 etaty) / 31 dni = 2,00 etaty
ZS = 1
US = 0
WO = (3 x ZS + 2 x US + ZON) / ZOG = (3 x 1 + 2 x 0 + 2, 00 etaty) / 49,71 etatów = 0,1006

Wynik ten oznacza, że w miesiącu marcu jesteś zwolniony z wpłaty na PFRON, ponieważ wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych Twojej firmie wynosi 10,06%, czyli przekracza wymagalne 6 %.

Jak obliczyć wysokość wpłaty na PFRON?

To już ostatni etap instruktażu. Posiadasz już wiedzę do obliczenia wszystkich wartości potrzebnych Ci do zastosowania wzoru związanego z obliczeniem konkretnej kwoty wpłaty. Stosujesz odpowiednio 1 z 2 formuł obliczania kwoty (K), wskazanych na początku w zależności, czy obejmuje Cię skala wskaźnika 6%, czy 2%.

Przykład
Zgromadziłeś dane o zatrudnieniu w swojej firmie i przeciętnym wynagrodzeniu w lutym 2025 roku.
– od 1-10.02.2025 zatrudniałeś pracowników na 44 etaty, od 11-28.02.2025 zwiększyłeś zatrudnienie o 5 etatów.
– w okresie rozliczeniowym za luty od 1-28. zatrudniałeś 2 pracowników z orzeczeniem o lekkim stopniu niepełnosprawności
PW za luty 2025 wynosiło 8613,14 zł.

W tym przypadku robisz następujące obliczenia:

ZOG = [(10 dni x 44 etaty) + (18 dni x 49 etatów)] / 28 dni = 47,21 etatów
ZON = (28 dni x 2 etaty) / 28 dni = 2, 00 etaty
W = ZON/ZOG = 2 etaty / 47,21 etatów = 0,0423 (czyli 4,23%)

K = 0,4065 x PW x [(ZOG x 0,06) – ZON)] = 0,4065 x 8613,14 zł x [(47,21 etatów x 0,06) – 2, 00 etaty] = 2915,13 zł

Obliczenie to wskazuje, że do PFRON musisz odprowadzić kwotę 2915,13 zł.

Ważne informacje dodatkowe o obliczaniu wpłaty na PFRON

1. Jeśli reprezentujesz przywięzienny zakład pracy, do obliczeń dodatkowo powinieneś wziąć pod uwagę średnioroczny wskaźnik zatrudnienia osadzonych.
2. W danym miesiącu po wyliczeniu wysokości należnej wpłaty możesz skorzystać dodatkowo z pozyskanej ulgi PFRON i włączyć ją do miesięcznych obliczeń.
3. Zanim skorzystasz ze wzoru, pamiętaj, by sprawdzić, czy podlegasz przepisom o obowiązku osiągania wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych wysokości 2% lub 6%.
4. Nie musisz ręcznie liczyć każdorazowo wysokości wpłaty. W systemie e-PFRON2 po wpisaniu odpowiednich wartości do rubryk zostanie ona obliczona automatycznie.
5. Aby zrobić symulację potencjalnych wpłat, w przypadku kiedy planujesz zatrudnienie osób niepełnosprawnych, skorzystaj z kalkulatora wpłat PFRON. Dzięki temu zobaczysz, jaką kwotę miesięcznie możesz zyskać.

Źródła

• https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/wysokosc-wplat/
• https://lexlege.pl/ustawa-o-rehabilitacji-zawodowej-i-spolecznej-oraz-zatrudnianiu-osob-niepelnosprawnych/