Przedstawiamy Ci krok po kroku, jakie są procedury związane ze składkami PFRON, których musisz dochować, by nie łamać prawa i uniknąć kłopotów.
Prowadząc firmę, w której zatrudniasz przynajmniej 25 osób w pełnym wymiarze czasu pracy, lub większą ilość pracowników na częściowe etaty (i z tego wynika, że w firmie jest co najmniej 25 pełnych etatów), nabywasz obowiązek rejestracji w Państwowym Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Musisz to zrobić niezależnie od tego czy jesteś zobowiązany do składek PFRON, czy z nich zwolniony.
1. Ustal typ pracodawcy PFRON
Zanim wypełnisz formularze rejestracyjne, ustal prawidłowo, do której grupy pracodawców zalicza się Twoja firma. Od tego zależą rodzaje składanych dokumentów, wysokość wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz sposób wyliczania składki. Podział PFRON obejmuje typy pracodawców:
- Osoby fizyczne, spółki (prawa handlowego, akcyjne, jawne, z o.o.), oraz ZOZ,
- Jednostki budżetowe samorządowe i państwowe, zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze oraz instytucje kultury,
- Placówki edukacyjne na różnym poziomie i opiekuńczo terapeutyczne,
- ZAZ i ZPCH.
2. Dokonaj pierwszej rejestracji w PFRON
Aby dostać numer w rejestrach Funduszu, potrzebujesz złożyć dokumenty zgłoszeniowe:
- deklarację ewidencyjną DEK-Z, gdy obowiązują Cię składki,
- informację ewidencyjną INF-Z, gdy uprawnienie masz uprawnienie do zwolnienia ze składki.
Formularze możesz wysłać pocztą lub skorzystać z systemu e-PFRON2.
3. Składaj deklaracje roczne i miesięczne na odpowiednich drukach PFRON
Procedury związane ze składkami PFRON obejmują cykliczne sprawozdania. Musisz składać deklaracje miesięczne i roczną. W tym przypadku w zależności od typu Twojej firmy i tego, czy jesteś zobowiązany do składek lub z nich zwolniony, obowiązują Cię druki:
- DEK-Z deklaracja ewidencyjna, jeśli byłeś zobowiązany do płacenia składek,
- DEK-R deklaracja roczna,
- DEK-W kiedy nie zorganizowałeś stanowiska pracy, a miałeś obowiązek,
- DEK-1-0, DEK-1-a, DEK-1-b, DEK-1-u, DEK-2-a, DEK-2-b, lub DEK-2-u deklaracje miesięczne
- INF-Z, jeśli jesteś zwolniony z obowiązku składki,
- INF-1 lub INF-2 informacje miesięczne,
- INF-1-u wraz z załącznikiem INF-U jeśli jesteś sprzedającym.
Pamiętaj
- Deklaracje składasz, jeśli jesteś pracodawcą zobowiązanym do składek PFRON.
- Informacje składasz, jeśli jesteś pracodawcą zwolnionym ze składek.
Deklaracje i informacje roczne oraz miesięczne, złóż w najwygodniejszej formie za pośrednictwem systemu e-PFRON2, dostępnego na stronie PFRON pod adresem https://pracodawca.e-pfron.pl/.
4. Koryguj dane w informacjach i deklaracjach
W każdej chwili masz możliwość korekty przekazanego wcześniej sprawozdania. Zmieniając dane w deklaracji czy informacji, podawaj zawsze bieżącą datę wypełnienia. Konieczność korekty zaistnieje wtedy, gdy:
- zauważysz błędne dane,
- Fundusz zauważy błędy rachunkowe lub inne oczywiste pomyłki i wezwie Cię do skorygowania oraz złożenia wyjaśnień wskazując przyczyny,
- Fundusz będzie miał wątpliwości, że przekazałeś mu poprawną deklarację lub informację i wezwie Cię do terminowego wyjaśnienia i uzupełnienia deklaracji.
5. Aktualizuj na bieżąco dane pracodawcy
W przypadku jakichkolwiek zmian ewidencyjnych w Twojej firmie lub np. liczby pracowników czy wskaźnika zatrudnienia musisz poinformować Fundusz Rehabilitacji i zaktualizować dane, składając odpowiednią deklarację: DEK-Z lub INF-Z.
6. Opłacaj terminowo składki PFRON
Wyliczoną należność z tytułu składki z prawidłowym opisem przesyłaj regularnie na odpowiednie konto* w terminie do 20-dnia miesiąca, po miesiącu, w którym nabyłeś obowiązek wpłaty.
Płatności możesz dokonać także w prostszy sposób przez system e-PFRON2 za pomocą:
- natychmiastowego przelewu ze swojego rachunku bankowego,
- formularza wpłat gotówkowych,
- formularza przelewu zwykłego.
Kiedy składasz bieżącą deklarację, zapłać od razu. Otwórz zakładkę „Dokumenty złożone” znajdziesz tam druk z nadanym już tytułem wpłaty, którego nie można zmienić. Wpłacając zaległe składki lub odsetki za dowolne okresy sprawozdawcze, wejdź do zakładki „Płatności„.
* numery odpowiednich kont znajdziesz na stronie PFRON, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wplaty-obowiazkowe/numery-rachunkow-bankowych/
7. Uiszczaj sam zaległości i odsetki
Jeśli przekroczysz termin wpłaty, powstaną Twoje zaległości w PFRON. Musisz je uregulować, naliczając odsetki za zwłokę. Wylicz je zgodnie z par. 53 ordynacji podatkowej, od kolejnego dnia po dniu upływu terminu płatności, do dnia kiedy wpłacisz zaległość.
Dla pracodawców, którzy z własnej inicjatywy, złożą skuteczną korektę deklaracji do 6 miesięcy po terminie i w ciągu 7 dni od złożenia korekty, uiszczą należność wraz z odsetkami, PFRON stosuje preferencyjną stawkę za zwłokę. Wynosi ona 50% wysokości odsetek za zwłokę.
Pamiętaj
PFRON nie wezwie Cię do uregulowania zaległości, powinieneś sam obliczyć odsetki za zwłokę i je wpłacić. Nie czekaj na kontrolę!
Źródła
Sprawdź inne porady
